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新入社員は電話で失敗がつきもの!知っておきたい電話のポイント

2017.11.12

新入社員のうちは、誰しもが電話でいろいろな失敗をするものです。

相手の顔も見えない電話というのは、特に緊張しますよね。

失敗しないためにはどうすればいいのでしょうか?新入社員が電話をとる際のポイントをご紹介します。

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新入社員が電話で失敗しない為にやっておきたい準備とは

まずは電話機の環境から整えるべきです。電話をしている際にメモが上手くとれないというのであれば、電話やメモの位置が悪いのかもしれません。右利きであれば、左手で受話器を取れる位置に電話機を置いてください。

メモは電話機の近くに置きたくなるかもしれませんが、そちら側ではなく取りやすい右側にペンと一緒に用意しておきましょう。このように電話とメモの位置を変えるだけで、受話器を持ち変えたりメモを取るのに体をねじったりという手間が無くなるのです。

そして新入社員の場合は、そもそも固定電話に慣れていないことで失敗をしてしまうこともあります。

ある会社に勤めているAさんは、自分のデスクで鳴る電話は全て自分宛てのものだと思い込んでいたようです。それなのに電話の相手が何を話しているのかわからず、「担当の人に代わって」と何人かのお客さんに言われてやっと気づいたんだとか。

今の時代は携帯電話が当たり前になっているので、皆が同じ電話番号を使っているという概念を理解するまでに時間がかかったようです。

新入社員が電話で失敗をしない為の、ワンポイントアドバイス

新入社員の時に電話をとっても、相手が何の話をしているのかすらよくわからない時ってありますよね。だからと言って、もちろん聞き流してはいけませんよ。必ずメモをとってください。

相手は用件を伝える時に、待ってはくれません。殴り書きでもいいので、とにかくメモを取っていきましょう。相手の会社名や部署名、名前、電話番号を書いて、復唱することも忘れないで下さい。

電話の相手もあなたの受け答えの様子を聞いて、きっと新入社員なんだなとわかってくれたりします。復唱する際に多少ゆっくりでも、大目に見てもらえるでしょう。

電話を切った後にはメモの内容を整理し、社内の相手に伝えて下さい。

1本でも多く電話をとることで、それだけ経験値は上がっていきます。会社のことも電話の数だけわかるようになってくるでしょう。

電話に出るのが怖い気持ちもわかりますが、恐れず積極的に電話に出るようにしましょう。

【体験談】私は新入社員の時、電話でこんな失敗をしました

新入社員の時に電話を取る際に【出だしから失敗】

  • 電話をとった際、つい自宅かのように『はい〇〇です。』と自分の名字を名乗ってしまった。
  • 以前働いていた、アルバイト先の社名を名乗ってしまった・・・
  • 会社名を言うべきところで出身校を言ってしまった。

受話器を取ったらまずは会社名を名乗るのが基本中の基本です。しかし緊張していると、そんな失敗をしてしまうこともあるんですね。かけた相手の方も、「あれ?間違えた!?」なんて驚いていることでしょう。

電話応対で【大事なことを忘れてしまった】

  • 用件を聞いたにも関わらず、電話が終わるとその用件が何だったか忘れてしまいました。
  • 用件を度忘れしてしまって焦りました。
  • 相手の名前を聞くのを忘れ、誰から電話が来たのかわからなくなってしまった。

電話を取ることに緊張していると、こんな失敗もあるんですね。用件も相手の名前も忘れてしまうなんて・・・大ピンチですよね。相手も当然自分のことをわかっているものだと思って、名前も名乗らずに切ってしまうなんてこともあるでしょう。

新入社員は電話でこんな失敗もやらかしています!

  • 転送をしようと保留ボタンを押した後、間違って切ってしまった

「先方からすぐに電話が来て、『切れたんだけど?』と冷たい声で言われてしまいました・・・。」なんてことがあったようです。誰でも突然電話を切られたら、嫌な気持ちになりますよね。使い慣れない電話機だと、操作するにも一苦労ですよね。だからと言って、電話の相手に迷惑をかけるわけにはいかないので、きちんと電話の使い方は覚えましょう。

  • 何を言っているのか上手く聞き取れず、「はぁ?」と言ってしまった

上司から「おたくのところの女性社員は電話の態度が悪いと注意されたぞと、営業の先輩に怒られてしまいました。」というように、たった一言で印象が悪くなる可能性があるのです。上手く聞き取れなかった時には、「恐れ入りますがお電話が遠いようなのでもう一度お願いします」と丁寧に伝えましょう。

  • 相手が切る前に、ガチャ!と受話器を置いてしまった

「『電話の仕方も教えてないのかって、お客様からクレームがきたよ』と、先輩からお説教をくらいました」なんてことがあるように、会社での電話は最後まで丁寧に対応するのが基本のマナーです。電話を切る際は、相手が切ったことを確認してから受話器を置くようにしましょう。

新入社員が電話をとれないのには、こんな理由があった?

新入社員は電話を取らされるものですが、電話を取ること自体不慣れな人も多いようです。

その理由の一つにまず、「家に固定電話が無いから」ということがあげられます。ここ数年で携帯電話がものすごいスピードで普及し、家に固定電話が無いという家庭が増えているのです。

ある調査によると、年代別で固定電話を持っていない割合は20代で約38%、30代で約36%、40代で約11%、50代60代で約5%ということがわかっています。

そしてもう一つの理由として、「家の電話を子供にとらせなくなった」ということがあります。オレオレ詐欺や振り込め詐欺など、電話を使った悪質な犯罪は後を絶ちません。

このような電話による犯罪から子供を守るために、非通知の電話は繋がらないようにするサービスなどを行っている電話会社もあります。しかし、やっぱり一番は「子供に電話をとらせない」というのが有効な対策となるのです。

そのため、例え家に固定電話があったとしても、とったことがないという若い人が増えてきているのです。

この記事の編集者

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