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採用担当者との電話は受け答え次第で印象が大きく変わる!

2017.9.23

就職活動中はマナーや印象を良くする方法など分からない事も多く、電話の受け答えもその一つではないでしょうか。

内定を掴みとるためには採用担当者との電話の受け答えも油断できません。

採用担当者との電話の受け答えのマナーやポイントをまとめてみました。

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採用担当者との電話の受け答えの会話例とは

採用電話の受け答えは丁寧にしましょう。採用担当者は時間を割いてあなたに電話してくれているということを理解すると、自然と丁寧な受け答えになると思います。

電話では相手の表情が読めませんので、声のトーンや話し方で印象が決まってしまいますので、明るくハキハキと話し、言葉遣いに注意する必要があります。そこで、良い例と悪い例をご紹介します。

<良い例>
自分:はい。○○です。

会社:株式会社○○の○○と申します。先日は面接に起こし頂きありがとうございました。ぜひ二次面接にお進み頂きたいと思っております。

自分:ありがとうございます!お願いします。

会社:では、次の面接の調整をしたいのですが、○月○日○時で予定しています。ご都合はいかがでしょうか?

自分:○月○日○時ですね?大丈夫です!

会社:では、○月○日○時に弊社にお越しください。

自分:はい!よろしくお願いいたします!

<悪い例>
自分:もしもし。

会社:株式会社○○の○○と申します。○○さんでお間違いないでしょうか?

自分:そうですけど?

会社:先日は面接に起こし頂きありがとうございました。ぜひ二次面接にお進み頂きたいと思っております。

自分:はい。

会社:次の面接の調整をしたいのですが、○月○日○時で予定しています。ご都合はいかがでしょうか?

自分:大丈夫です。

会社:では、○月○日○時に弊社にお越しください。

自分:はい。

電話での受け答えで採用担当者に良い印象を残すには

対面で話している時と違って電話は表情が見えないので、声の大きさ・トーン・話し方で印象が決まります。話し方には人それぞれクセがありますので、普段通りの話し方だと不利になってしまう人もいるでしょう。

良い印象を残すには、明るくハキハキした声で落ち着いた話し方がベストです。逆に、小さくて聞き取りにくい声や暗くてこもった声で早口だと印象が悪くなってしまいます。

電話の印象を良くするポイントは姿勢です。話し方に自信がない人は少しでも電話口での印象を良くしたい人は、電話する時も姿勢に気を付ける事をおすすめします。

姿勢は声に影響します。電話で相手に見られていないからだらっとした姿勢だったり、自信が無くて下を向いてしまうとそれが声に反映するのです。

姿勢を正してまっすぐ前を向いて話をするのと姿勢が悪い状態で話すのでは、大きな違いがあります。是非友達同士で姿勢の違いで声の印象にどれ位違いがあるか試してみてください。

そして、電話の印象を良くするポイントはもう1つあります。それは、気持ちを声に乗せることです。気持ちを声に乗せると、声に表情を付けることが出来ます。

面接通過の連絡を貰ったら嬉しいですよね?また、都合が合わなくて日程調整をお願いする場合は申し訳ない気持ちになりませんか?

面接通過の連絡が凄く嬉し時は、冷静を装って話すより素直にその気持ちを隠さず、声に乗せて受け答えしましょう。気持ちが入ると声のトーンや話し方にも変化が出て、相手に伝わりやすくなります。

採用電話の受け答えが悪くて内定を取り消しされることはある?

電話の受け答えが悪くて内定を取り消しされる可能性はゼロではありません。あまりにも非常識な対応で目に余る場合は内定取り消しを言い渡される事もあり得ます。

一度採用になったということは書類選考や面接などをクリアしているので、電話対応で内定取り消しになるほどの態度をとる人はいないと思いますが、内定をとったと油断せずに対応しましょう。

上から目線発言やため口、無理な申し出、逆切れなど非常識な対応をすると、会社に相応しくない人と判断される危険があります。

そんな事する訳ないと思っていますか?しかし、内定をもらったことで気が緩んだり気が大きくなって、自分では気付かないうちにうっかりそういう事をしてしまうかもしれません。

咄嗟に出てしまう言動は、意外と普段から行っている可能性が高いので、普段の言動から気を付けましょう。

採用担当者と電話の受け答えをする時のマナー

採用担当者から電話がかかってきたら、マナーを守って受け答えしましょう。ポイントは以下の通りです。

出来るだけ早く電話に出ましょう。3コール以内が理想です。そのためには、誰から分からない電話だと出るのを躊躇してしまう人もいるので、電話帳に企業を登録しておきましょう。

電話対応しながら静かな場所に移動します。静かな場所に移動してから電話に出ると、出るのが遅くなってしまいます。電話に出て対応しながら移動した方が、電話を早く取ることが出来ます。周囲がうるさくて相手の声が聞こえにくい場合は、「今静かな場所に移動しています。」と伝えると良いでしょう。

筆記用具やスケジュール帳を持ち歩き、すぐに用意します。電話に出て対応しながら筆記用具とスケジュール帳を取り出します。

就職活動中は、一日にいくつも予定が入っている場合があり、日程調整が必要になるケースも多いです。頭で把握しきれない場合も多いので、間違えたり忘れたりしないようにスケジュール帳で管理しましょう。

電話で採用を断る場合の謝り方や断り方

はっきりと結論から伝えましょう。言いにくい事だと思いますが、曖昧に言ったり遠回しにしても時間の無駄になってしまいますので、まずは結論を言いましょう。

結論を言った後は、理由や経緯の説明を求められる場合があります。聞かれたら答えましょう。また、言い訳や説明をしたくなるかもしれませんが、企業側から理由を聞かれなければこちらから言う必要はありません。

なお、採用を断る場合は、早めに企業に連絡しましょう。選考時期は会社によって違うので、内定を貰う時期もバラバラです。内定をもらってその企業に決めたら、他の会社から内定をもらっていたり他の会社で選考中でも辞退するようにすぐに連絡しましょう。

内定がいくつか出た場合や希望の会社の合否が出るのが遅い場合は、内定辞退の連絡をするのが遅くなってしまうと思いますが、どの会社へも連絡が遅くなるとそれだけ企業にも迷惑が掛かります。内定辞退する会社であっても相手の立場を考えて行動しましょう。

内定を貰っても入社を迷う会社や他の会社と比べた結果、内定を辞退することは失礼な事ではありません。しかし、誠心誠意謝罪する気持ちが伝わるように話をしましょう。

この記事の編集者

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